先日、メインで使用しているMacを新しくしてから、改めてデータの整理やバックアップについて見直しています。
そう、デザイナーにとって「データ」とは、
仕事用のPCよりも大事であり、
財産
に近いほど大事なものであります。
（これは当たり前ですが）どんなに小さい仕事でも、例え使い捨てのものでも、極小サイズのバナー1個でも、必ず全てのデータを大事に保存。
フォルダも、
・クライアントごとに分けて
・日付/プロジェクト名のフォルダ
で厳重に管理しています。
そして、バックアップは必ず2重。
これを習慣化しておけば、例えPCがクラッシュして起動しなくなっても、焦らなくて全然大丈夫。
もちろん物理的に新しいPCの用意や修理の手配が必要ですが、正直データさえキレイに保管されていれば、マジで本当に何が起こっても大丈夫。
それくらいデータの保管は
デザイン制作と
同じくらい
大事な作業
なんですね。
今日は私が日々行なっているデータの管理方法を書き留めておこうと思います^_^
データの保管方法は必ずルールを設け、これを絶対に破らない
例えば
「〇〇さんA4チラシ_ver1_その2_校正3回目_OK」
という感じで
自分でも後から見て認識しづらいファイル名でデータを保存。
これは絶対にNGです。
時間は貴重なので、データを探す手間に時間を費やすことは、本当にめちゃくちゃナンセンスです。
なので私は、まずクライアント別でフォルダを作った後に、
このようにプロジェクト別に
「年／月／データをいじった最終日／プロジェクト名」
のフォルダを作って保存しています。
このように保管しておいて、
「名前」の順番でデータ一覧を表示できるようにしておけば、
莫大なデータの中から探す時も、Siriに頼んだり、Mac内を検索することなく、2〜3クリック、わずか10秒ほどでデータを見つけることが可能。
クライアントから、「あの頃に作った、あのデータなんだけど・・・」と電話で言われても、電話をしながら「これですね」と探すことができるので、スピーディーに対応できます。
この管理方法は、以前に勤務していた会社で決めていたルールなのですが、これがとても管理しやすくて、フリーランスになった今でも引き続き自分のルールとして継続しています。
ちなみに勤務していた会社では、抱えていたクライアントが100社以上ありました^^;）
そして社内のデザイナーは5〜6名ほど。
5〜6人の少人数でも、100社以上のクライアントのデータを扱い、保管していくには絶対ルールが必要だったので、社内で統一した保管方法を決めたんですね。
このように統一した方法で管理しておけば、デザイナーが急に欠勤したり、あるいは退社した時でも、別担当のデザイナーが瞬時にデータを探すことが可能です。
どんなに小さい仕事でも、入稿データ／編集可能データ／資料を確実に保管する
例えば、とあるプロジェクトで、別のデザイナーさんから編集可能なデザインデータを頂戴する必要があり、その旨をリクエストしても、
入稿データしかない
アウトライン後の
データしかない
そもそも
データがない
と言われることも多々あります^^;）
そうなるとマジで大変で、
30分で完了できるような簡単な仕事でも、編集可能データがない場合は3時間かかったりします。
なので、
せめて自分だけはそんなデータを他のデザイナーさんに渡すことがないように、
デザインデータフォルダに
・入稿用
・編集用
のデザインデータを保管し、
クライアントから支給してもらった資料などを、別のフォルダに保管して格納しています。
クライアントからの支給資料も大切なデータの一部。
後からトラブルになったり、一度納品したデータを元に別のデザインを作る時にも重宝します。
とにもかくにもバックアップ
ご飯を食べるの忘れても
バックアップは忘れちゃならん
これは本当に鉄則中の鉄則。
ちなみに、以前は懐かしのPower MacG3、G4を使用していましたが、まあこの子達がある日突然不具合を起こし、何度も全くもって起動しない・・・という惨事によく見舞われました。
今ではTimeMachineという便利な機能もあり、クラウドサービスもいっぱいあり便利な時代になり、時代の変化にありがたさを感じています。
私は外付けのHDD、SSDをバックアップ用に使っていますが、クラウドでもHDDでもとにかく定期的にデータのバックアップを取る。
これが仕事を安定して続ける鉄則です。
今日のまとめですよ
制作の時間を最大限に確保するためにも、普段からデータの管理は
・ルールを設けて
・習慣化する
ことが本当に大事。
これだけでも仕事中のストレスがガクンと減ります。
莫大なデータを扱うデザイナーにとって、データ管理も大事な仕事の一部。
これからも大事なデータを大切に大切に扱っていきたいと思います！
それでは今日はこのへんで。
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