世間は10連休ですが、私は平日となんら変わりなく仕事(T_T) ですがこの10日間は電話・メールも激減するので雑務をこなすのにももってこいの期間。ここぞとばかりに普段溜まりに溜まった雑務も一緒にもくもくとこなしています。
フリーランスになると、仕事と並行して増えていくのがこの雑務。
月末になると納品書、請求書の発行、印刷の立替代金のまとめに始まり、領収書の整理、各種税金の支払いなどなど、地味な作業がこんもり。どれも進んでやりたいものではありませんが、これも必要な作業なので私は比較的時間の余裕が出る土日に雑務をこなしています。
しかし！
ただ一つだけ、その都度毎回必ず言っていいほど几帳面に整理整頓しているものがあります。
それは、
データの管理。
これだけでは、どんなに忙しくても超〜几帳面に整理整頓をしています。
実際はめちゃくちゃだらしない人間ですが。
（だらしなさの参考写真。
脱ぎ捨てたパジャマ、全く美しく畳まれていないうちの寝具に囲まれ寝るうちの猫達）
データをきっちり整理することは地味ーな作業ですが、デザイナーやクリエイターには欠かせない作業の一つです。
きっちり整理し続けて10年以上、発見したいいことは
・仕事のスピードが圧倒的に早くなる。
・毎回気分すっきりで仕事ができる。
・どこに何が格納されているのか一目でわかる。
主にこの3つ。
「〇〇さんA4チラシ_ver1_その2_校正3回目_OK」なんて
認識しづらい名前を付けてデータを保存していませんか？
もちろん自分がすぐわかるのならいいですが。
では具体的に何をしているのかちょっとご紹介しますので、データ整理の参考に露ほどにもなれば幸いです♡
・仕事の納品データは必ず「得意先名」のフォルダへ「西暦／月／日／プロジェクト名」のフォルダを作って管理する
私の場合、必ずクライアントごとのフォルダを作って
その中にプロジェクトごとのフォルダを作り、
納品日の西暦／月／日／プロジェクト名をつけてその中にデータを保存。
そしてそれを
・リスト表示
・名前の昇順 で全てをハードディスクで表示させています。
プロジェクト名も必ずメインタイトルや特徴のあるものを入れています。
「A4チラシ」だけ、とか「メニュー」とか同じような名前が被りそうなプロジェクトがいっぱいあるので必ず一目でわかるものをつけます。
そうすることで、
どの時期に納品した、どのデザインデータか
というのがフォルダを開いた時に一目でわかります。
「は？検索機能（コマンド+F）使えばいいじゃん」と思うかもしれません。もちろんそれも有りですが、私の場合はあまりにも同じような名前のプロジェクトが多いのと、検索機能の単語を正確に思い出して入力するのすらもう手間なので、クリック2回で探し出せるこの方法の方が効率がめちゃくちゃ良いので、10年以上この保存方法を選択しています。
またこれは好みなのですが、プロジェクトを年ごとに分けている方もいます。
「2017年」「2018年」とフォルダを作り、その中に得意先名のフォルダが並んでいると。
でも上の画像のように先に西暦から始まる名前をつけておけば、このように年ごとにわける必要もありませんし、得意先のフォルダを開ければ全てのプロジェクト一覧が見れるので、遡りも瞬殺です。
だからたまにお客さんから
「あのー、去年の4月くらいに作った◯◯のデータってありますか？」と言われても、電話しながらものの5秒ほどで正確に見つけることができるし、正直この問い合わせに時間をかけることがめちゃくちゃナンセンスなので・・・。
その場ですぐデータを送ることは時間短縮につながりますし、相手には「すぐ送ってもらえた♡」という評価につながります。
どんなに小さい仕事でも必ず、アウトライン有り・無し・資料に分けて保存する
例えば、以前に制作したチラシの日付のみを変更するだけの場合でも、必ず
「デザインデータ」
「先方支給資料」
のフォルダを用意します。
メールで添付されてくるエクセルやワードなどの資料、支給された画像も必ずフォルダに残します。そうすることで万一のトラブルがあった時もすぐにフォルダから資料を確認することができます。
そして必ずどんなに小さくてどんなに安い仕事でも、
必ずIllustratorのデータはフォントを編集できる「アウトラインなしデータ」と入稿や納品用に適したフォントを編集できないデータ「アウトライン有りデータ」を使っている画像データと一緒にフォルダに保存。
絶対に前回のデータに上書きをして
保存することはしません。
「は？これ当たり前ですけど」と思われる人が多数だと思いますが、意外とやっていない人がいるんです・・・。
「あ、このデータはアウトライン済みしかないんで文字編集できませーん」
「画像は保存していないのでないです」
「前回のデータは上書きしちゃってありませーん」
・・・以前のやりとりで何度この3つの言葉に泣かされてきたか・・・
その数は数えきれないほどです。
前回作ったデータを印刷物を手本に再度作り直す。
ない写真と似たような写真or同じ写真をストックフォトから探す。
フォント編集ができないデータを見ながら一からテキストを間違えないように打ち直す。
この作業は、全部不毛すぎます。
不毛地帯です。
私「あのー、アウトライン無しデータってないっすかねえ？」
別デザイナー「いや、ないんですよ。忙しくてそのまま入稿データしかなくって」
この言葉を聞いた時の絶望感たるや。
せめて自分だけは他の人にこのような思いをさすまい、と今でもそう誓っています。
データ整理は、
自分が探しやすい、使いやすいのももちろんですが、「他人のため」でもあるんですね。
もしかしたら何かプロジェクトを手伝ってもらうことになって、以前自分が作ったデータを他の人に渡す時、受け取った相手がスムーズに作業がスタートできるようにするための「気遣い」でもあると私は思っています。
今日のまとめですよ
1日10分意識して
・日付を付けて保存すると圧倒的にデータが見やすくなる
・プロの方も素人の方も編集ができるデータを保存する
と時間も頭も気持ちも本当にすっきりします。
私はデータを探すという雑務に30秒以上は絶対にかけたくないので、必ず上記の方法でデータをまるごと保存しています。そして自分のデータを受け取った人が「うわー、これ1から作り直しやんかー」と絶望しないような最低限の気遣いを忘れずに保存しています。
人それぞれのデータ保存方法ですが、自分にも他人にも使い勝手がいいような保存の仕方をしていくと、結果本業に集中することができますよ^_^
それでは今日はこの辺で。
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